راه کارهای مدیریت زمان چیست؟

شاید خیلی از مواقع این جملات را بگوییم که “وقت نمیکنم”، “وقت ندارم” ،” سرم خیلی شلوغه و نمیرسم”. اینها جملاتی است که ما زمانی که خیلی سرمان شلوغ است می زنیم اما در واقع به همه ی آن کارهایی که باید انجام بدهیم نمی رسیم. اما ممکن است افرادی در اطراف شما باشند که شاید هیچگاه از زبان آنها این جملات را نشنوید. آنها چجوری به کارهایشان می رسند اما ما نمی رسیم؟ با ما همراه باشید تا با نکاتی آشنا شوید که زمانتان را برای انجام کارها مدیریت کنید و به همه آنها رسیدگی کنید.

چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

دلایلی زیادی وجود دارد از جمله اینکه:

نداشتن انگیزه

ضعف در نه گفتن

اشتباه در اولویت بندی

تنبلی و اهمال کاری

تمرکز همزمان روی چند کار

کمال گرایی یا کامل گرایی

استراحت نداشتن بین کارها

نداشتن فهرست روزانه

ورزش نکردن

رویاهای بزرگ و غیر واقعی

ضعف در مهارت تصمیم گیری

ضعف در مهارت حل مسئله و مشکل

راه های مدیریت زمان 

راه های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که ما به چند مورد از آنها اشاره می کنیم:

حذف کارهای غیر ضروری 

یکی از مشکلاتی که همه ما درگیر آن هستیم صرف وقت های اضافه برای کارهایمان است. بنابراین با مدیریت و برنامه ریزی زمان می توانید، این زمان های اضافه برای انجام کارها را بکاهید زیرا حذف کردن غیرضروری ها، زندگی شما را سازنده تر و ثمربخش تر خواهد کرد. هر چیزی که از رسیدن به هدف اصلی جلوگیری می کند ، می تواند غیرضروری باشد . مثلا اگر هدفتان چک کردن ایمیل است نیاز به صرف 45 دقیقه زمان برای گشتن در فیسبوک نیست.

در مدیریت زمان باید کارها در ساعت مشخصی انجام شود بنابراین نباید زمان های زیادی را برای کارهای فرعی قرار داد زیرا صرف این زمان باعث می شود که کارها به موقع انجام شوند. شما باید کارهای ضروری و غیر ضروری زندگیتان را مشخص کنید و با انجام چنین کارهایی، نیازهای واقعی زندگی خود را بشناسید.

چند کار رو با هم انجام ندهید

یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متاسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب های جدی بحث مدیریت زمان است..اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید،.تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت همزمان انجام دهید.

تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و سعی کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید.و بعد به سراغ کار بعدی بروید. این که شما چند کار رو به صورت همزمان انجام بدهید،.باعث می شه که هم زمان رو از دست بدهید.و هم اینکه در هیچ کدام از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید.

روی جزئیات وقت نگذارید

وقتی صحبت از اولویت ها می کنیم،.یعنی شما باید کارهایی که درجه اهمیت بیشتری دارند رو به ثمر برسانید..اما متاسفانه بسیاری از کسانی که قصد دارند برای خودشان اولویت تعیین کنند، بجای برنامه ریزی بر روی شمای کلی زندگی،.آنقدر وارد جزئیات می شوند که به کل برنامه مدیریت زمان در حاشیه قرار می گیرد.

این رو به خاطر داشته باشید که جزئیات، شما رو از اصل باز می دارند..سعی کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.

محدودیت زمانی برای انجام کارها بگذارید

علاوه بر نتیجه گرایی، باید محدودیت زمانی رو نیز به کارهای روزمره ی تون اضافه کنید..همه ی ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می دانیم.که تمام کارهامون چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند.

پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه ی کارهامون بپردازیم..مثلا اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم.و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان، تخمین زده ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار شه، به همان نیم ساعت پایبند باشیم.

اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه رو طی کنیم برای اینکه یک لیست خرید رو خریداری کنیم..بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار رو در محدوده ی زمانی ای که تعیین شده است انجام ببدیم..این کار در کنار نتیجه گرایی، یکی از تکنیک های اصلی مدیریت زمان می باشند.

غرق شبکه های مجازی نشوید

بخش عظیمی از زمان روز ما، در شبکه های اجتماعی نابود می شه..اگر مرحله ی یک رو به درستی انجام داده باشید، حتما به این نتیجه رسیده اید.که بیشتر وقت خودتان رو در شبکه های مجازی از دست داده اید.

اما باید بگوییم که برای سر زدن به شبکه های اجتماعی یک برنامه درست داشته باشید..وقت خودتان رو صرف پست ها و پیام هایی که هیچ سودی برای زندگی تون ندارند، نکنید.

حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید

برخی افراد خیال می‌کنند که با کاهش زمان خواب‌شان می‌‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند و بهره‌وری خود را افزایش دهند؛ چنین روشی نه تنها باعث بهره‌وری بیشتر نمی‌شود بلکه تمرکز را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و کیفیت زندگی فرد را پایین می‌آورد.

مطالعات نشان می دهد که اکثر افراد برای داشتن عملکرد بهینه‌ی مغزی و بدنی نیاز به ۷ تا ۸ ساعت خواب روزانه دارند. اگر در خواب روزانه‌ چنین زمان بندی را رعایت کنید پس از مدتی نتایج آن را خواهید دید؛ بنابراین هیچگاه خواب و تاثیر آن را در زندگی دست کم نگیرید.

از اول هفته، برنامه های کاری خودمان رو تنظیم کنیم

برای کارهای مهم، نمی توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم،.مثل قرار کاری، مثل مطالعه کردن، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر،.باید از اول هفته برنامه ریزی کنیم.

این برنامه قطعی، به ما امکان برنامه ریزی برای کارهای با اولویت کمتر رو می دهد..ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم.و از اول هفته برنامه ی خودمان رو تنظیم کنیم،.دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی آید و ما سر وقت،.بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان رو در دست می گیریم.

اگر برنامه ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم، هم پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان رو درست در همان زمانی تعیین می کنیم.که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم..چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه ها نداریم که به ما اولویت کارهامون رو نشان دهد.

یک لیست برای کارهای انجام شده ترتیب دهید

ما زمانی میتوانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده ی خودمان داشته باشیم..در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی هامون پرداخته ایم و کدام یک رو رها کرده ایم، هیچ گاه نمی توانیم مدیریت زمان رو در دست بگیریم و یک بهبود مقطعی در برنامه ی کاری مان ایجاد می شود.

اما برای اینکه بتوانیم یک ساز و کار نظام مند داشته باشیم،.بهترین کار این است که تمام کارهای انجام شده ی مان رو لیست کنیم .اگر به صد در صد کارهامون رسیده ایم و برنامه هفتگی و روزانه رو انجام داده باشیم،.آنگاه ما زمان رو مدیریت کرده ایم . ولی اگر هنوز خللی در کار باشد، می توانیم با تقسیم بندی کارها، مدیریت زمان برای رفع موانع برنامه ریزی رو نیز انجام بدیم.