مدیریت انواع مرخصی و مانده مرخصی پرسنل با سیستم تردد کسرا

در قانون کار، قوانین مختلفی به منظور حمایت از حقوق کارگران و کارمندان تعریف و مشخص شده است. یکی از مهم ترین قوانین در مورد مرخصی کارمندان است. همان طور که حتما شما هم شنیده اید، مرخصی یکی از حقوق اصلی همه کارمندان و کارگران است که می توانند در ساعات و روزهای غیر تعطیل محل کار را ترک کنند و به  فعالیت نپردازند. بنابراین با توجه به این که در یک سازمان بزرگ و با تعداد زیاد پرسنل کارمندان در بخش های مختلف در ساعات یا روزهای مختلف هفته و ماه به مرخصی می روند، مدیریت کردن مرخصی آن ها از اهمیت زیادی برخوردار است. در واقع طبق قانون هر کارمند در ماه صرفا تعداد ساعات یا روزهای مشخصی حق مرخصی گرفتن را دارد.

بنابراین برای این که حق سایر کارکنان دیگر ضایع نشود، باید مدیر سازمان یا بخش مرتبط از مانده مرخصی کارمندان و سایر مرخصی ها اطلاع داشته باشد تا آن را مدیریت کند. بنابراین برای رسیدگی به این امر مهم نیاز به یک سیستم کنترل تردد است که سیستم کنترل تردد کسرا پیشنهاد می شود. در ادامه این مطلب نیز با اهمیت مدیریت مرخصی و مانده مرخصی ها، و کنترل و نظارت بر سیستم تردد کسرا آشنا خواهید شد. 

انواع مرخصی کارمندان 

مرخصی یکی از بهترین قوانینی است که توسط قانون کار تنظیم شده و به نوعی هم برای کارمند و هم برای سازمان مورد نظر مفید است. کارمندان با رفتن به مرخصی و ترک محل کار حتی برای یک روز، نیروی جسمی و ذهنی خود را بهبود می بخشند و در روز بعد با روحیه بهتری در محل کار حاضر می شوند. به طور کلی در قانون کار مرخصی کارمندان به چند دسته مختلف تقسیم می شود که طبق قانون امکان استفاده از این مرخصی ها در شرایط و زمان های مختلف برای آن ها فراهم شده است. انواع مرخصی کارمندان به شرح زیر است:

• مرخصی بدون حقوق
• مرخصی ساعتی
• مرخصی استعلاجی
• مرخصی ماهانه طبق قانون کار (مرخصی استحقاقی)
• مرخصی ازدواج
• مرخصی زایمان
• مرخصی حق شیر (شیردهی)
• مرخصی استحقاقی سربازی
• مرخصی حج

گرفتن مرخصی در سامانه حضور و غیاب کسرا چگونه انجام می شود؟

همان طور که در پاراگراف های پیشین نیز ذکر شد، طبق قانون کار کارمندان و کارگران در شرایط مختلف می توانند از مرخصی های خود استفاده کرده و محل کار را ترک کنند. اما نکته مهمی که در این جا مطرح می شود، چگونگی مدیریت کردن مرخصی ها توسط مدیر سازمان است. خوشبختانه امروزه با طراحی و ارائه سیستم ها و سامانه های حضور و غیاب، امکان مدیریت کردن تردد و همچنین حضور و غیاب پرسنل در شرایط مختلف برای سازمان ها فراهم شده است. بنابراین مدیر سازمان نیز می تواند به صورت یکپارچه به کلیه ترددهای پرسنل در روزهای مختلف هفته دسترسی داشته باشد. در سامانه حضور و غیاب کسرا دریافت مرخصی برای کارمندان به سه صورت مختلف سالانه، ماهانه و روزانه فراهم شده است. بنابراین سازمان ها و شرکت های مختلف بر اساس قوانینی که دارند، می توانند با استفاده از سه روش بالا قوانین مرخصی را برای کارمندان تعریف کنند. بنابراین هر کارمند طبق قوانین سازمان یا شرکتی که در آن کار می کند، می تواند زمان مرخصی شامل ساعات یا روزهای آن را در سامانه حضور و غیاب به صورت دستی یا با هماهنگی مدیر سازمان ثبت کند. 

پارامترهای سامانه حضور و غیاب کسرا برای محاسبه مرخصی چیست؟

یکی از بهترین ویژگی های حضور و غیاب آنلاین کسرا این است که مدیران سازمان و کارمندان می توانند به صورت آنلاین از میزان مانده مرخصی مطلع شوند و سپس درخواست خود را به مدیر اعلام کنند. در واقع نیازی نیست که 24 ساعت یا یک هفته از گذشتن کارکرد فرد نیست. بلکه خود کارمند نیز می تواند همان لحظه به صورت آنلاین مدت زمان مانده مرخصی خود را مشاهده کند. این موضوع در تعیین حقوق و دستمزد به صورت صحیح و بدون خطا نیز در سیستم حسابداری سازمان اهمیت زیادی دارد. علاوه بر این، از جمله مهم ترین پارامترهای مثبت سامانه حضور و غیاب کسرا می توان موارد زیر را نام برد:

• قابلیت گزارش گیری

یکی از مزایای ویژه دیگر سامانه حضور و غیاب کسرا، قابلیت گزارش گیری کردن از مانده مرخصی است. برای مثال در صورتی که بین مدیر یا کارمند برای مطلع شدن از مدت زمان باقی مانده (مانده مرخصی) اختلاف نظری وجود داشته باشد، در لحظه می توان آن را چک کرد و گزارش گیری های لازم را انجام داد. گزارشی که در سامانه حضور و غیاب کسرا برای مانده مرخصی دریافت خواهید کرد، شامل کلیه جزئیات مربوط به مرخصی است که نشان می دهد فرد چه ساعتی و چه روزهایی به مرخصی رفته است؟

• مجهز شدن به موتور قوانین ساز

سامانه حضور و غیاب کسرا به صورتی طراحی شده که دارای یک موتور قوانین ساز است. با استفاده از این موتور می توان انواع مرخصی و قوانین مربوط به چگونگی اعطا کردن آن به پرسنل را تعیین کرد. برای مثال با استفاده از این موتور قانون ساز می توان برای هر کارمند یا طبق قوانین و ضوابط سازمان، میزان مرخصی سقف و کف را تعیین کرد تا هر کارمند بداند که حداقل و حداکثر میزان مرخصی چقدر است؟ علاوه بر این، با استفاده از این سیستم می توان مراحل طی کردن سامانه جهت دریافت مرخصی را نیز تعریف کرد. 

• قابلیت بررسی عملکرد کارمند

یکی از بهترین پارامترها و ویژگی های سامانه حضور و غیاب کسرا این است که مدیر سازمان می تواند از مانده مرخصی هر کارمند مطلع شده و حتی جزئیات آن را مشاهده کند. بدین صورت که مدیر می تواند یک گزارش کامل از میزان مانده مرخصی در تاریخ های مشخص دریافت کرده و سپس بر اساس آن میزان کارایی پرسنل را بسنجد. به طور کلی مهم ترین قابلیت های سامانه حضور و غیاب کسرا برای مانده مرخصی و مدیریت آن به شرح زیر است:

• امکان تعریف انواع کاردکس های سازمان مانند کاردکس مانده مرخصی، استراحت به جای اضافه کار و ...
• امکان تعریف انواع دوره های کاردکس متفاوت
• قابلیت تعریف کردن انواع روش های اعطا و کسر از کاردکس به صورت روزانه، ماهانه، ابتدای دوره و انتهای دوره کاری مورد نظر هر سازمان
• امکان تعریف  قوانین بستن یک دوره کاردکس و روش انتقال مانده به دوره بعد